フリーソフトを使わずPDF内の表をExcelに変換する決定版ガイド

「PDFの中に掲載されている表を、そのままExcelで編集したい」という場面は多いものです。

しかし、社内のセキュリティ規定によりフリーソフトのインストールや、怪しいオンライン変換サイトの利用が禁止されているケースも少なくありません。

実は、WindowsやMacに標準搭載されている機能や、普段使っているOfficeソフト（Excel・Word）の機能だけで、PDFの表をきれいにExcelへ取り込むことは十分に可能です。

本記事では、外部ツールを一切使わずに標準機能だけでPDFの表をExcel変換する4つの方法を、初心者の方でも迷わず実行できるよう具体的に解説します。

この記事を読めば、手入力による転記作業から完全に解放されるでしょう。

Excelの「データ取得」機能を使ってPDFを直接取り込む方法

現在、最も推奨されるのがExcel（Microsoft 365やExcel 2021以降）に標準搭載されている「データの取得」機能を利用する方法です。

この機能はPower Query（パワークエリ）という強力なエンジンを使用しており、PDF内の表構造を自動的に認識して抽出してくれます。

この方法の最大のメリットは、PDFのレイアウトを維持したまま、データだけをクリーンに抜き出せる点にあります。

まずは以下の手順に沿って操作を進めてください。

これだけの操作で、PDFの中に埋もれていた表がExcelのセルに整然と配置されます。

Excelの直接取り込み機能には、他の方法にはない優れた特徴があります。

PDFの表取り込みにおける機能比較を以下の表にまとめました。

このように、Excelの標準機能は非常に強力です。

もしお使いのExcelに「PDFから」という項目がある場合は、迷わずこの方法を選択することを強くおすすめします。

インポートされたデータは「テーブル形式」として読み込まれるため、後の並び替えやフィルタリングも容易に行えます。

もしお使いのExcelが古く、「PDFからデータ取得」のメニューが見当たらない場合は、Wordを経由する方法が非常に有効です。

Word 2013以降のバージョンには、PDFファイルをWord文書として開き直す機能が備わっています。

WordはPDFのレイアウトを解析し、テキストや表を再現しようとするため、そこからExcelへコピー＆ペーストすることで、直接コピペするよりも格段に綺麗な状態でデータを取り出せます。

手順は以下の通り、非常にシンプルです。

Wordを経由する方法は強力ですが、万能ではありません。「画像として保存されたPDF」や「複雑なレイアウトのPDF」では、表が崩れてしまうことがあります。

Word経由での変換が向いているケースを整理しました。

Wordで開いた時点で表がバラバラになっている場合は、後述する「コピペ後の整形テクニック」を組み合わせて対応しましょう。

Officeソフトの機能がうまく働かない場合や、PDFの一部だけをサッと取り出したい場合には、Google ChromeやMicrosoft EdgeなどのブラウザでPDFを開き、直接コピーする方法があります。

ただし、そのままExcelに貼り付けると、すべてのデータが1つのセルに固まってしまったり、列がズレたりすることが多々あります。

ここでは、「貼り付けた後の修正」を最小限にするテクニックを解説します。

Excelには、1つのセルに入ってしまった文字を特定の規則で分割する「区切り位置」という機能があります。

区切り位置機能の主な設定項目は以下の通りです。